Predstavljajte si, da se jutri zjutraj zgodi nekaj, česar niste načrtovali. V vaših poslovnih prostorih izbruhne požar. Zaradi izliva vode je poškodovana oprema. Neurje uniči del objekta, v katerem opravljate svojo dejavnost. Ali pa pride do večje okvare, zaradi katere morate za nekaj tednov ali celo mesecev prekiniti poslovanje.
Škoda na objektu in opremi je že sama po sebi neprijetna. Toda kaj se zgodi, če zaradi tega ne morete več normalno opravljati svojega dela in se prihodki nenadoma zmanjšajo ali povsem ustavijo?
Najemnina še vedno zapade v plačilo. Plače zaposlenih ne izginejo. Obroki posojil ostanejo. Računovodja, programska oprema, elektrika, zavarovanja in druge obveznosti še naprej obremenjujejo vaš račun.
Stranke medtem ne čakajo v nedogled. Poiščejo drugega ponudnika, naročila se prestavijo ali odpovejo, poslovanje pa se začne ustavljati ravno takrat, ko bi potrebovali največ finančne stabilnosti.
Zato bi si moral vsak podjetnik zastaviti vprašanje, o katerem pogosto razmišlja šele po nesreči:
Kako dolgo bi moje podjetje preživelo, če bi se prihodki jutri ustavili, stroški pa bi ostali?
Odgovor je lahko neprijetno presenetljiv. Dobra novica pa je, da lahko tveganje ocenite vnaprej in preverite, kako bi svoje podjetje zaščitili pred finančnimi posledicami prekinitve poslovanja.
1. Največja nevarnost ni vedno sama materialna škoda
Ko podjetniki razmišljajo o zavarovanju, običajno najprej pomislijo na požar, vlom, izliv vode, poškodovano opremo ali uničeno zalogo blaga.
To je razumljivo. Poškodovan objekt ali uničen stroj je nekaj konkretnega, kar lahko vidimo in ocenimo.
Toda pri nekaterih škodnih dogodkih je lahko še večji problem tisto, česar ne vidimo takoj: prihodki, ki jih podjetje v času prekinitve ne ustvari.
Predstavljajmo si manjšo proizvodno podjetje. Zaradi požara je poškodovan ključni stroj. Zavarovalnica oziroma izvajalci lahko pomagajo pri odpravi materialne škode v skladu z dogovorjenimi pogoji, vendar podjetje vmes ne more izdelovati svojih proizvodov.
Stranke potrebujejo dobavo. Naročila čakajo. Fiksni stroški se kopičijo.
Tudi če bo stroj čez nekaj časa popravljen ali nadomeščen, se lahko podjetje v tem obdobju znajde v resnih finančnih težavah.
Podobno velja za restavracijo, frizerski salon, trgovino, delavnico, skladišče ali podjetje, ki posluje v lastnih ali najetih prostorih.
Materialna škoda je lahko samo začetek težave. Pravi finančni pritisk se lahko pokaže v tednih in mesecih, ko podjetje ne more poslovati tako kot prej.
2. Stroški ne izginejo, ko izginejo prihodki
Ena največjih napak pri načrtovanju poslovnih financ je predpostavka, da bodo se ob prekinitvi poslovanja stroški samodejno zmanjšali v enaki meri kot prihodki.
V resnici se nekateri stroški zmanjšajo, drugi pa ostanejo skoraj nespremenjeni.
Poglejmo primer podjetja, ki se ukvarja s proizvodnjo ali predelavo.
Če podjetje začasno ne proizvaja, bo morda porabilo manj surovin in manj energije za proizvodnjo. Toda še vedno bo moralo plačevati najemnino, določene stroške zaposlenih, posojila, računovodske storitve, informacijske sisteme in druge obveznosti.
Tudi podjetje, ki opravlja storitveno dejavnost, ima lahko stroške, ki jih ni mogoče preprosto odpraviti čez noč.
Med pogostimi obveznostmi so:
- najemnina ali drugi stroški poslovnih prostorov;
- plače in drugi stroški zaposlenih;
- obroki posojil in obresti;
- računovodstvo in administracija;
- programska oprema, licence in naročnine;
- zavarovalne premije;
- vzdrževanje opreme in objekta;
- stroški pogodbenih obveznosti;
- stroški ponovnega zagona poslovanja.
Vse našteto ne bo nujno ostalo nespremenjeno pri vsakem podjetju. Pomembno pa je, da realno ocenite, katere obveznosti boste morali poravnavati tudi v obdobju, ko bo poslovanje omejeno.
Prav ta razlika med izgubljenimi prihodki in stroški, ki ostanejo, lahko ustvari nevarno finančno vrzel.
3. Preprost izračun: koliko časa imate na voljo?
Za začetek ne potrebujete zapletenega finančnega modela. Dovolj je, da si vzamete nekaj minut in ocenite, koliko finančne rezerve ima vaše podjetje.
Predpostavimo, da imate na voljo 30.000 evrov denarnih sredstev, ki jih lahko namenite pokrivanju obveznosti med prekinitvijo poslovanja.
Če bi vaše podjetje v takšnem obdobju vsak mesec potrebovalo 10.000 evrov za kritje stroškov, ki ostanejo po upoštevanju zmanjšanih izdatkov, bi bila rezerva brez drugih prilivov dovolj za približno tri mesece.
Toda pri takšnem izračunu je treba upoštevati še druge okoliščine: zapadle obveznosti, davke, morebitne dodatne stroške sanacije, vračila kupcem in čas, ki ga potrebujete za ponovno vzpostavitev poslovanja.
Prav tako ni nujno, da so vsa denarna sredstva na poslovnem računu dejansko prosta za uporabo. Del je lahko namenjen že dogovorjenim plačilom.
Zato je smiselno izračunati, koliko mesecev bi lahko podjetje pokrivalo svoje obveznosti iz dejansko razpoložljive rezerve.
Preprost primer
Podjetje ima po škodnem dogodku naslednje mesečne številke:
| Postavka | Mesečni znesek |
|---|---|
| Stroški, ki ostanejo med prekinitvijo | 8.000 € |
| Prihodki, ki jih podjetje še vedno ustvari | 2.000 € |
| Dodatna mesečna vrzel | 6.000 € |
| Razpoložljiva denarna rezerva | 24.000 € |
V tem poenostavljenem primeru bi podjetje svojo rezervo za pokrivanje mesečne vrzeli porabilo v približno štirih mesecih.
Vendar to še ne pomeni, da lahko brez tveganja preživi štiri mesece. Morda bo moralo prej plačati večji račun, financirati dodatno sanacijo ali poravnati obveznosti, ki niso zajete v mesečnem izračunu.
Prav tako podjetje po koncu prekinitve morda ne bo takoj doseglo običajnega obsega prodaje.
Zato naj bo tak izračun izhodišče za načrtovanje, ne zagotovilo, da bo podjetje toliko časa varno poslovalo.
4. Kaj se zgodi, če se poslovanje ustavi za en mesec, tri mesece ali pol leta?
Dolžina prekinitve lahko bistveno vpliva na finančno stanje podjetja.
Podjetje ima morda še dovolj rezerve, da poravna najnujnejše obveznosti. Kljub temu lahko pride do zamud pri dobavah, odpovedi naročil in nezadovoljstva strank. Že krajša prekinitev je lahko problematična, če ima podjetje malo denarne rezerve.
V tem času se lahko začnejo kopičiti neporavnane obveznosti. Podjetje lahko izgubi pomembne kupce, zaposleni začnejo iskati druge možnosti, lastnik pa mora morda zagotoviti dodatna sredstva, da ohrani poslovanje.
Dolgotrajna prekinitev lahko ogrozi samo nadaljevanje poslovanja. Poleg finančne vrzeli se lahko pojavijo izguba tržnega položaja, odhod ključnih zaposlenih, prekinitev dobavnih odnosov in stroški ponovnega zagona.
Seveda niso vsa podjetja enako ranljiva. Podjetje, ki lahko delo opravlja na drugi lokaciji ali na daljavo, ima lahko več možnosti za nadaljevanje poslovanja kot podjetje, ki je odvisno od enega samega stroja, skladišča ali specializiranega prostora.
Toda tudi če lahko del dejavnosti nadaljujete, je treba preveriti, ali boste lahko ohranili običajne prihodke in pokrili vse obveznosti.
5. Izgubljeni prihodki niso isto kot izgubljeni dobiček
Pri ocenjevanju finančnih posledic prekinitve poslovanja je pomembno razumeti razliko med prihodki, dobičkom in stroški, ki ostanejo.
Če podjetje običajno ustvari 50.000 evrov mesečnih prihodkov, to ne pomeni, da za vsak mesec prekinitve izgubi 50.000 evrov dobička.
Del prihodkov bi bil sicer namenjen plačilu stroškov, ki se zaradi prekinitve zmanjšajo ali sploh ne nastanejo. Na primer, podjetju v času zaustavljene proizvodnje morda ni treba kupovati enake količine surovin.
Po drugi strani pa lahko nekateri stroški ostanejo, čeprav podjetje ne ustvarja prihodkov.
Pri poslovnem načrtovanju je zato pomembno oceniti predvsem finančno vrzel, ki nastane zaradi zmanjšanja poslovanja, ter stroške, ki jih je treba še naprej plačevati.
Pri zavarovanju prekinitve poslovanja se lahko uporabljajo posebne opredelitve, na primer zavarovanje obratovalnega dobička oziroma dogovorjene kategorije stalnih stroškov in drugih finančnih postavk. Njihova vsebina je odvisna od zavarovalnih pogojev.
Zato pri primerjavi ponudb ne zadostuje vprašanje, ali je zavarovanje namenjeno izgubi prihodkov. Pomembno je razumeti, katera finančna izguba se dejansko izračunava in kaj polica krije.
6. Kaj je zavarovanje obratovalnega zastoja?
Zavarovanje obratovalnega zastoja oziroma prekinitve poslovanja je lahko pomemben del finančne zaščite podjetja.
Njegov namen je lahko kritje dogovorjenih finančnih posledic prekinitve ali motenj poslovanja, kadar je do njih prišlo zaradi zavarovanega škodnega dogodka in so izpolnjeni pogoji iz police.
V praksi je takšno zavarovanje pogosto povezano z materialno škodo, ki jo krije ustrezno premoženjsko zavarovanje. Na primer, požar poškoduje proizvodni objekt, zavarovanje objekta pa je povezano tudi z dogovorjenim kritjem finančnih posledic prekinitve poslovanja.
Vendar so pogoji različni. Ni dovolj, da ima podjetje zavarovano opremo ali poslovni prostor in predpostavlja, da so zato zavarovani tudi izgubljeni prihodki.
Preveriti je treba:
- kateri škodni dogodki lahko sprožijo kritje;
- ali mora pred tem nastati krita materialna škoda;
- katere finančne postavke so vključene;
- kako se izračuna zavarovalnina;
- kakšna je dogovorjena zavarovalna vsota oziroma limit;
- koliko časa lahko traja kritje;
- ali velja čakalna doba oziroma časovna franšiza;
- katere izključitve in omejitve veljajo.
Če je vaše podjetje odvisno od ključnega stroja, poslovnega prostora ali skladišča, je smiselno preveriti, ali bi zavarovanje lahko pomagalo tudi pri obvladovanju finančnih posledic daljšega zastoja.
7. Ali zavarovanje krije vsako prekinitev poslovanja?
Ne. To je ena najpomembnejših stvari, ki jih mora podjetnik razumeti pred sklenitvijo zavarovanja.
Zavarovanje prekinitve poslovanja praviloma ni splošno jamstvo za vse primere, ko podjetje ne ustvari pričakovanih prihodkov.
Če se prodaja zmanjša zaradi slabšega povpraševanja, izgube pomembne stranke, konkurence ali napačne poslovne odločitve, to samo po sebi še ne pomeni, da obstaja zavarovalni primer.
Prav tako ni mogoče predpostaviti, da vsaka okvara stroja, izpad dobave ali motnja v poslovanju spada v kritje. Pomembni so dogovorjeni vzroki, povezava z zavarovano škodo in drugi pogoji.
Za nekatera podjetja so lahko pomembna tudi dodatna kritja, povezana z dobavitelji, odjemalci ali drugimi motnjami v dobavni verigi. Toda tudi ta imajo lahko posebne pogoje, omejitve in zahteve glede zavarovanega dogodka.
Zato je treba pred sklenitvijo natančno določiti, katera tveganja želite zavarovati in katera bi moralo podjetje obvladovati z lastnimi rezervami ali drugimi ukrepi.
8. Kako dolgo bi podjetje potrebovalo, da ponovno začne normalno poslovati?
To vprašanje je pogosto pomembnejše od samega časa popravila poškodovane opreme.
Recimo, da je poškodovani stroj mogoče popraviti v šestih tednih. Ali to pomeni, da bo podjetje čez šest tednov spet poslovalo kot prej?
Ne nujno.
Morda je treba najprej odstraniti posledice požara, pridobiti nadomestne dele, opraviti tehnične preglede, ponovno vzpostaviti informacijske sisteme ali urediti dobavo surovin.
Tudi po ponovnem zagonu lahko traja nekaj časa, preden se obseg naročil vrne na običajno raven.
Podobno se lahko zgodi v trgovini ali storitvenem podjetju. Ko je prostor znova primeren za uporabo, stranke morda že uporabljajo storitve konkurence, zaposleni so si našli drugo delo, poslovni partnerji pa so poiskali druge dobavitelje.
Pri ocenjevanju tveganja je zato treba upoštevati dve obdobji:
- Čas do ponovne vzpostavitve poslovanja – koliko časa boste potrebovali, da lahko spet začnete opravljati svojo dejavnost.
- Čas do normalizacije poslovanja – koliko časa boste potrebovali, da se prihodki, naročila in poslovni odnosi približajo običajni ravni.
Ta razlika je lahko pomembna tudi pri določanju obdobja, za katero želite zavarovalno zaščito. Pri tem preverite, kako je trajanje kritja opredeljeno v konkretni polici.
9. Kaj lahko naredite že danes?
Za zaščito podjetja vam ni treba čakati na naslednji sestanek z zavarovalnim svetovalcem. Nekatere ključne informacije lahko zberete sami.
Izračunajte mesečne stroške, ki ostanejo
Seznam naj vključuje najemnino, plače, obroke posojil, pogodbeno dogovorjene storitve, programsko opremo, zavarovanja in druge obveznosti, ki bi jih morali plačevati tudi ob začasni prekinitvi.
Ocenite dejansko razpoložljivo denarno rezervo
Ne glejte samo stanja na poslovnem računu. Upoštevajte tudi že zapadle obveznosti, predvidena plačila in sredstva, ki so namenjena drugim namenom.
Ugotovite, kaj bi najhitreje ustavilo vaše poslovanje
Je to en sam proizvodni stroj? Poslovni prostor? Skladišče? Računalniški sistem? Dostop do ključnega dobavitelja?
Ko poznate najpomembnejše točke, lahko bolje načrtujete nadomestne možnosti.
Pripravite načrt nadaljevanja poslovanja
Razmislite, ali bi lahko začasno delali na drugi lokaciji, najeli nadomestno opremo, del nalog prenesli na zunanjega izvajalca ali določene storitve opravljali na daljavo.
Takšen načrt ne odpravi vseh posledic škode, lahko pa skrajša čas prekinitve in zmanjša finančno izgubo.
Preglejte obstoječe zavarovanje
Preverite, kaj je zavarovano, kateri dogodki so vključeni, ali imate kritje prekinitve poslovanja in koliko časa bi lahko trajala zavarovalna zaščita.
Če ste polico sklenili pred več leti, od takrat pa povečali promet, število zaposlenih ali vrednost opreme, je smiselno preveriti, ali še ustreza trenutnemu poslovanju.
10. Največja nevarnost je, da se na prekinitev poslovanja sploh ne pripravite
Podjetniki se vsak dan ukvarjajo s prodajo, zaposlenimi, dobavitelji, računi in novimi priložnostmi. Zato je razumljivo, da nimajo vedno časa razmišljati o dogodkih, ki se morda nikoli ne bodo zgodili.
Toda poslovno tveganje ni samo vprašanje verjetnosti nesreče. Pomembno je tudi, kakšne posledice bi imela za podjetje.
Morda imate dovolj sredstev za pokrivanje stroškov enega meseca. Morda bi tri mesece še nekako zdržali. Toda kaj bi se zgodilo, če bi bila sanacija dolgotrajna in bi morali hkrati financirati obnovo ter ohranjati podjetje pri življenju?
Brez vnaprejšnje ocene je težko vedeti, ali imate dovolj finančne rezerve, ustrezno zavarovanje ali načrt za nadaljevanje poslovanja.
Prav zato je smiselno, da se ne osredotočite samo na vprašanje, koliko je vredna vaša oprema ali poslovna nepremičnina. Pomembno je tudi, koliko vas lahko stane obdobje, ko zaradi škode ne morete normalno delati.
11. Preverite, ali je vaše podjetje pripravljeno na večmesečni zastoj
Predstavljajte si, da se prihodnji mesec zgodi škodni dogodek in morate za nekaj časa zapreti vrata. Bi vedeli, katere stroške boste morali še naprej plačevati? Bi imeli dovolj denarne rezerve? Bi lahko ohranili zaposlene in ključne poslovne odnose? In ali bi vam obstoječe zavarovanje pomagalo pokriti del finančnih posledic?
Če na ta vprašanja nimate jasnih odgovorov, je zdaj pravi trenutek, da jih razrešite.
Na podlagi vaših informacij bomo lažje opredelili, katera tveganja je smiselno preveriti, ali bi bilo za vaše podjetje primerno zavarovanje prekinitve poslovanja in na katere pogoje morate biti posebej pozorni.
Cilj ni sklepanje zavarovanj za vsako možno situacijo. Cilj je ugotoviti, kje bi lahko nastala finančna vrzel, ki bi resno ogrozila vaše poslovanje, in kako jo je mogoče odgovorno obvladovati.
Ne čakajte, da vas nepričakovan dogodek prisili v iskanje odgovorov. Ugotovite že danes, koliko časa bi vaše podjetje zdržalo brez običajnih prihodkov – in kaj lahko naredite, da bo pripravljeno na težje čase.