Večina podjetnikov načrtuje, kako bo povečala prodajo, pridobila nove stranke, zaposlila dodatne sodelavce ali razširila dejavnost. Redkeje pa si vzame čas za razmislek o drugačnem scenariju: kaj bi se zgodilo, če bi morali jutri za nekaj tednov ali celo mesecev ustaviti poslovanje?
Razlog za takšno prekinitev je lahko požar, večji izliv vode, poškodba ključne opreme, neurje ali drug nepredviden dogodek. Včasih zadostuje že okvara enega samega stroja, brez katerega podjetje ne more izpolnjevati naročil.
Na prvi pogled je težava preprosta. Odpraviti je treba škodo in čim prej nadaljevati delo. Toda v praksi se podjetnik hitro sooči z veliko več vprašanji.
Kaj bo z naročili, ki jih ne more pravočasno izpolniti? Kako bo plačeval zaposlene, najemnino, leasinge in druge obveznosti? Kaj, če se bodo stranke medtem obrnile na konkurenco? In koliko časa lahko podjetje zdrži, če prihodki nenadoma močno upadejo?
Večtedenska ali večmesečna prekinitev poslovanja ni samo organizacijski problem. Lahko postane resen preizkus finančne vzdržljivosti podjetja.
Dobra novica je, da se je na takšen scenarij mogoče pripraviti. Ne morete preprečiti vsake nesreče, lahko pa vnaprej zmanjšate njene posledice in povečate možnosti, da bo podjetje tudi po težkem obdobju nadaljevalo poslovanje.
1. Najprej ugotovite, kaj bi lahko ustavilo vaše podjetje
Vsako podjetje ima svoje šibke točke. Pri nekaterih je največje tveganje požar v proizvodnih prostorih, pri drugih poškodba strežnika, izpad informacijskega sistema ali nedostopnost poslovnega prostora.
Zato priprava na prekinitev poslovanja ni enaka za vse.
Predstavljajte si, da vodite manjšo računovodsko pisarno. Če zaradi poškodbe prostorov nekaj dni ne morete delati na običajni lokaciji, boste morda lahko delo nadaljevali od drugod, če imate ustrezno urejen dostop do dokumentacije in informacijskih sistemov.
Povsem drugačen je položaj podjetja, ki je odvisno od posebnega proizvodnega stroja. Če se ta poškoduje in je treba na nadomestni stroj čakati več tednov, podjetje morda ne bo moglo opravljati svoje osnovne dejavnosti.
Zato si zastavite naslednja vprašanja:
- Katera oprema je nujna za moje poslovanje?
- Ali lahko dejavnost izvajam na drugi lokaciji?
- Kaj se zgodi, če izgubim dostop do poslovnih prostorov?
- Ali bi lahko nadaljeval delo brez glavnega informacijskega sistema?
- Ali sem odvisen od enega dobavitelja ali ene ključne stranke?
- Koliko časa bi potreboval za obnovitev poslovanja po večji škodi?
Odgovori vam bodo pomagali prepoznati tveganja, ki jim je vredno nameniti največ pozornosti.
Ni treba, da vnaprej predvidite prav vse mogoče dogodke. Pomembno je, da ugotovite, kateri bi lahko povzročili najdaljšo prekinitev in največjo finančno škodo.
2. Izračunajte, koliko denarja potrebujete, če prihodki nenadoma upadejo
Ena najpomembnejših priprav je finančna ocena. Podjetnik mora vedeti, koliko denarja potrebuje za preživetje podjetja v obdobju, ko ne more normalno poslovati.
Pri tem ni dovolj, da pogleda samo trenutni saldo na bančnem računu. Upoštevati mora tudi obveznosti, ki bodo zapadle v prihodnjih tednih in mesecih.
Mednje lahko sodijo:
- najemnina za poslovne prostore;
- stroški zaposlenih in druge obveznosti iz delovnih razmerij;
- obroki kreditov in leasingov;
- računovodske storitve in programska oprema;
- zavarovalne premije in druge pogodbene obveznosti;
- stroški skladiščenja, vzdrževanja in varovanja;
- dodatni stroški, potrebni za ponovno vzpostavitev poslovanja.
Seveda vsi stroški ne ostanejo nujno enaki. Če podjetje začasno ne proizvaja, se lahko zmanjšajo stroški materiala, porabe energije ali nekaterih drugih spremenljivih postavk. Po drugi strani pa lahko nastanejo novi stroški, povezani s sanacijo in začasno organizacijo dela.
Zato je smiselno pripraviti vsaj tri scenarije: kaj bi pomenila enomesečna, trimesečna in šestmesečna prekinitev poslovanja.
Preprost primer finančne obremenitve
Predstavljajmo si podjetje, ki ima naslednje mesečne stroške:
| Vrsta stroška | Mesečni znesek |
|---|---|
| Najemnina | 1.200 € |
| Stroški zaposlenih | 7.000 € |
| Leasing in druge finančne obveznosti | 1.000 € |
| Računovodstvo, programska oprema in druge storitve | 500 € |
| Skupaj | 9.700 € |
Če bi vsi ti stroški ostali nespremenjeni, bi podjetje v treh mesecih potrebovalo 29.100 € samo za navedene obveznosti.
To je poenostavljen primer. Ne vključuje stroškov sanacije, zamenjave opreme, morebitnega upada naročil ali drugih nepredvidenih izdatkov. Prav tako ne upošteva stroškov, ki bi se med prekinitvijo zmanjšali.
Kljub temu pokaže, kako hitro se lahko naberejo zneski, ki jih podjetnik ob običajnem poslovanju morda ne opazi.
Ko poznate svoje mesečne obveznosti, lažje ocenite, kakšno finančno rezervo potrebujete in ali je vaše podjetje dovolj pripravljeno na daljšo prekinitev.
3. Ustvarite finančno rezervo za izredne razmere
Finančna rezerva je eden najpomembnejših elementov pripravljenosti na nepredvidene dogodke.
Njena naloga ni samo pokrivanje običajnih nihanj v poslovanju. Pomaga vam lahko tudi v obdobju, ko podjetje zaradi škode ne more ustvarjati običajnih prihodkov, zavarovalni postopek pa še ni zaključen.
Kolikšna naj bo rezerva? Univerzalnega odgovora ni.
Podjetje z nizkimi stalnimi stroški, malo zaposlenimi in možnostjo hitrega nadaljevanja dela potrebuje drugačno rezervo kot proizvodno podjetje z dragimi stroji, velikimi naročili in visokimi mesečnimi obveznostmi.
Pri določanju cilja upoštevajte predvsem:
- višino stalnih mesečnih stroškov;
- čas, ki bi ga potrebovali za obnovitev poslovanja;
- predvidljive denarne prilive in zapadle terjatve;
- možnost začasnega zmanjšanja stroškov;
- dostopnost dodatnega financiranja;
- morebitne finančne posledice, ki jih zavarovanje ne bi pokrilo.
Pomembno je tudi, da je rezerva dejansko dostopna. Denar, vezan v dolgoročnih naložbah ali zalogah, morda ne bo na voljo takrat, ko ga boste nujno potrebovali.
Če podjetje trenutno ne more ustvariti dovolj velike rezerve, to še ne pomeni, da priprava nima smisla. Začnete lahko s postopnim oblikovanjem rezerve in hkrati preverite druge načine zmanjševanja tveganj.
4. Preverite, kaj vaše zavarovanje krije in česa ne
Podjetnik lahko ima zavarovane poslovne prostore, opremo, stroje in zaloge, pa kljub temu ni ustrezno pripravljen na finančne posledice daljše prekinitve poslovanja.
Zakaj?
Ker zavarovanje poškodovanega premoženja in zavarovanje finančnih posledic prekinitve poslovanja nista nujno isto.
Če požar uniči stroj, lahko ustrezno premoženjsko zavarovanje pod dogovorjenimi pogoji pomaga pri kritju škode na stroju. Toda podjetje se lahko hkrati sooči z izgubljenim poslovnim izidom, nadaljnjimi stroški in zamudami pri dobavi naročil.
Za takšne posledice je lahko pomembno zavarovanje prekinitve poslovanja, če je ustrezno sklenjeno in je prekinitev posledica dogodka, ki ga polica krije.
Pri pregledu zavarovanja bodite posebej pozorni na naslednje:
Zavarovane nevarnosti. Kateri dogodki so vključeni in kateri so izključeni? Ne predpostavljajte, da so požar, izliv vode, poplava, okvara stroja in drugi dogodki vedno zajeti na enak način.
Obseg kritja. Ali so zavarovani samo poškodovani predmeti ali tudi določene finančne posledice prekinitve poslovanja?
Način izračuna izgube. Kako se ugotavljajo izgubljeni poslovni izid, stalni stroški in morebitni dodatni stroški?
Obdobje kritja. Koliko časa je mogoče uveljavljati kritje za posledice prekinitve? Ali to ustreza času, ki bi ga vaše podjetje potrebovalo za obnovitev?
Omejitve in odbitne franšize. Ali obstajajo zneskovne omejitve, čakalne dobe, franšize ali druge določbe, ki vplivajo na izplačilo?
Pogoji za uveljavljanje. Katera dokumentacija bo potrebna in katere obveznosti morate izpolniti po škodnem dogodku?
Največja napaka je, če se podjetnik zanese na splošno ime zavarovanja, ne da bi preveril dejanske pogoje police.
5. Pripravite načrt, kako boste nadaljevali delo
Finančna rezerva in zavarovanje sta pomembna, vendar ne moreta nadomestiti dobrega načrta za nadaljevanje poslovanja.
Če pride do škode, je čas pogosto ključnega pomena. Hitreje ko lahko ponovno začnete opravljati vsaj del dejavnosti, manjše so lahko poslovne posledice.
Zato je koristno vnaprej določiti, kako bi podjetje delovalo v izrednih razmerah.
Razmislite o naslednjih možnostih.
Začasna nadomestna lokacija
Ali bi lahko delo nadaljevali v drugih prostorih? Bi lahko del dejavnosti opravljali na daljavo? Ali obstaja možnost začasnega najema ustrezne opreme ali proizvodnega prostora?
Odgovori so odvisni od dejavnosti, vendar lahko že vnaprej preverjene možnosti prihranijo dragocen čas.
Nadomestna oprema in dobavitelji
Če je vaše poslovanje odvisno od enega ključnega stroja, je smiselno preveriti, koliko časa bi potrebovali za njegovo popravilo ali zamenjavo.
Če ste odvisni od enega dobavitelja, razmislite o rezervni možnosti. Ni nujno, da lahko vsako težavo rešite takoj, vendar je dobro vedeti, koga lahko pokličete in katere možnosti so realno izvedljive.
Dostop do pomembnih podatkov
Podatki o strankah, naročilih, dobaviteljih in poslovnih procesih so lahko ključni za nadaljevanje dela.
Redne varnostne kopije, ustrezno urejen dostop do podatkov in pripravljen načrt obnove informacijskih sistemov lahko bistveno olajšajo ponovno vzpostavitev poslovanja po tehnični okvari ali drugem incidentu.
Pomembno je, da kopije niso izpostavljene istemu dogodku kot izvirni podatki in da občasno preverite, ali jih je mogoče dejansko obnoviti.
6. Ne pozabite na stranke in poslovne partnerje
Ko podjetje ne more normalno poslovati, se posledice ne pokažejo samo na bančnem računu.
Stranke imajo svoja pričakovanja, roke in obveznosti. Če naročil ne morete izpolniti pravočasno, lahko začnejo iskati druge ponudnike.
To je lahko še posebej problematično za podjetja, ki poslujejo z omejenim številom večjih kupcev.
Zato mora načrt za izredne razmere vključevati tudi komunikacijo.
Vnaprej razmislite:
- kdo bo obveščal stranke o motnjah;
- kdo bo komuniciral z dobavitelji;
- kako boste določili prednostna naročila;
- ali lahko nekatere storitve še naprej opravljate v omejenem obsegu;
- kako boste strankam predstavili realne roke za nadaljevanje dela.
Pomembno je, da ne obljubljate rokov, ki jih ne morete izpolniti. Bolje je jasno pojasniti položaj in predstaviti realne možnosti kot pa strankam večkrat sporočati nove zamude.
Dobra komunikacija ne odpravi škode, lahko pa pomaga ohraniti zaupanje in zmanjša tveganje, da bi poslovni partnerji zaradi negotovosti prekinili sodelovanje.
7. Določite, kdo bo kaj naredil v prvih 24 urah
V izrednih razmerah se lahko hitro pojavi zmeda. Zaposleni ne vedo, ali naj pridejo na delo, stranke kličejo, dobavitelji čakajo na navodila, podjetnik pa poskuša hkrati reševati več težav.
Zato je smiselno določiti osnovne odgovornosti že vnaprej.
Načrt lahko vsebuje:
- osebo, odgovorno za obveščanje zaposlenih;
- kontaktne podatke ključnih dobaviteljev in poslovnih partnerjev;
- podatke o zavarovalnici in osebi, ki ureja prijavo škode;
- navodila za zaščito ljudi, podatkov in preostalega premoženja;
- lokacijo pomembne dokumentacije;
- seznam ključnih naprav in sistemov, ki jih je treba čim prej obnoviti.
Pri tem mora biti varnost ljudi vedno na prvem mestu. Zaposleni ne smejo sami izvajati nevarnih posegov ali vstopati v poškodovane prostore, če za to niso izpolnjeni ustrezni varnostni pogoji.
Pomembno je tudi, da veste, kako hitro prijaviti škodo in katere dokaze oziroma dokumentacijo je smiselno ohraniti. Pri tem upoštevajte navodila zavarovalnice, pogoje police in zahteve pristojnih služb.
8. Pripravite se tudi na stroške, ki jih niste načrtovali
Tudi če imate dober načrt in ustrezno zavarovanje, lahko nastanejo stroški, ki jih sprva niste pričakovali.
Morda boste morali najeti nadomestno opremo, prepeljati zaloge na drugo lokacijo, organizirati dodatno varovanje ali plačati nujna popravila.
Nekateri stroški so lahko potrebni za zmanjšanje škode ali hitrejšo obnovitev poslovanja. Vendar ni mogoče samodejno predpostaviti, da jih bo zavarovalnica povrnila.
Pred večjimi izdatki je zato smiselno preveriti navodila zavarovalnice in dokumentirati nastale stroške. Kadar je mogoče, pridobite pisno potrditev glede nadaljnjih korakov in preverite, ali so posamezni izdatki skladni s pogoji kritja.
Podjetje mora imeti tudi načrt, kako bo financiralo nujne izdatke, preden je zavarovalni zahtevek dokončno obravnavan.
To je pomembno, ker se lahko obnova začne takoj, medtem ko ugotavljanje obsega škode, vzroka in višine zavarovalnine zahteva čas.
9. Kaj če prekinitev traja dlje, kot ste pričakovali?
Prvotna ocena je lahko precej optimistična. Podjetnik morda računa, da bo škoda odpravljena v nekaj tednih, vendar se pojavijo zamude pri dobavi opreme, dodatna poškodba ali težave pri pridobivanju potrebnih izvajalcev.
Zato načrt ne sme temeljiti samo na najboljšem scenariju.
Koristno je pripraviti vsaj tri možnosti:
- Krajša prekinitev: podjetje nadaljuje poslovanje v nekaj tednih.
- Daljša prekinitev: obnova traja več mesecev, podjetje pa mora zmanjšati stroške in prilagoditi delo.
- Zelo zahtevna prekinitev: ključne opreme ali prostorov ni mogoče hitro obnoviti, zato je treba poiskati trajnejšo nadomestno rešitev.
Za vsak scenarij ocenite finančne potrebe, možne vire financiranja in način nadaljevanja dela.
Posebej preverite, ali dogovorjeno zavarovalno kritje ustreza daljšemu obdobju obnove. Če je obdobje kritja krajše od časa, ki bi ga vaše podjetje potrebovalo za ponovno vzpostavitev poslovanja, lahko del finančnih posledic ostane nepokrit.
To je podrobnost, ki jo je precej lažje preveriti pred škodnim dogodkom kot po njem.
10. Zavarovanje in pripravljenost morata delovati skupaj
Nekateri podjetniki pričakujejo, da bo zavarovanje rešilo vse težave. Drugi se zanašajo predvsem na lastne prihranke in menijo, da dodatna zaščita ni potrebna.
V praksi je smiselno povezati več ukrepov.
Finančna rezerva lahko pomaga pokriti takojšnje obveznosti. Načrt nadaljevanja poslovanja omogoča hitrejšo organizacijo dela. Preventivni ukrepi zmanjšujejo verjetnost določenih škod. Ustrezno zavarovanje pa lahko pod dogovorjenimi pogoji pomaga pri kritju določenih finančnih posledic zavarovanega dogodka.
Vsak element ima svojo vlogo.
Pri tem ni pomembno, da ima podjetje čim več različnih zavarovanj. Pomembneje je, da razume, katera tveganja so zanj najpomembnejša in kako se posamezna kritja ujemajo z njegovimi dejanskimi potrebami.
Za majhno storitveno podjetje je lahko največje tveganje izguba dostopa do podatkov ali poslovnih prostorov. Za proizvodno podjetje je lahko odločilen izpad ključnega stroja. Za trgovca pa poškodba zalog in skladišča.
Dobra priprava se začne s konkretnim vprašanjem: kaj bi naše podjetje najtežje preneslo in kaj lahko storimo, da bi posledice zmanjšali?
Kontrolni seznam: je vaše podjetje pripravljeno na daljšo prekinitev?
Preden se vrnete k vsakodnevnim obveznostim, preverite, koliko od naslednjih stvari že imate urejenih.
- Poznam svoje mesečne stalne stroške.
- Ocenil sem finančne posledice enomesečne in večmesečne prekinitve.
- Imam načrt za zagotavljanje likvidnosti v izrednih razmerah.
- Vem, katera oprema in sistemi so ključni za moje poslovanje.
- Imam načrt za začasno nadaljevanje dela.
- Pomembni podatki so varnostno kopirani in jih je mogoče obnoviti.
- Vem, koga moram obvestiti ob večjem škodnem dogodku.
- Preveril sem zavarovane nevarnosti in omejitve svojih polic.
- Preveril sem, ali imam ustrezno kritje finančnih posledic prekinitve poslovanja.
- Vem, kako dolgo bi moje podjetje lahko poslovalo z močno zmanjšanimi prihodki.
Če na več vprašanj še nimate odgovora, to ne pomeni, da je vaše podjetje slabo vodeno. Pomeni pa, da imate priložnost pravočasno odkriti morebitne vrzeli v pripravljenosti.
Ne čakajte na škodo, da ugotovite, kako pripravljeno je vaše podjetje
Večtedenska ali večmesečna prekinitev poslovanja lahko vpliva na skoraj vse dele podjetja. Od financ in zaposlenih do strank, dobaviteljev in dolgoročnih poslovnih načrtov.
Priprava ne zahteva, da vnaprej predvidite vsako nesrečo. Zahteva pa, da poznate svoje ključne odvisnosti, razumete finančne obveznosti in imate načrt za primer, ko stvari ne bodo šle po pričakovanjih.
Pri tem je pregled zavarovanja pomemben del celotne slike. Zlasti je treba preveriti, ali polica poleg škode na premoženju vključuje tudi ustrezno kritje določenih finančnih posledic prekinitve poslovanja.
Prav tako je pomembno razumeti omejitve kritja, način izračuna izgube in obdobje, v katerem je mogoče uveljavljati zavarovalnino.
Tako boste lažje ocenili, ali se lahko zanesete na obstoječo zaščito ali je treba določene stvari še urediti.
Želite preveriti, ali je vaše podjetje pripravljeno na večtedensko ali večmesečno prekinitev poslovanja?
Če niste prepričani, ali bi vaše podjetje ob večji škodi lahko pokrivalo redne stroške, ohranilo finančno stabilnost in čim prej nadaljevalo poslovanje, je smiselno pravočasno pregledati obstoječo zavarovalno zaščito.
Obiščite mojo kontaktno stran in izpolnite kontaktni obrazec. Opišite svojo dejavnost, navedite, katera zavarovanja že imate sklenjena, in povejte, kaj bi bilo za vaše podjetje v primeru daljše prekinitve največji izziv.
Na podlagi vaših informacij se lahko pogovorimo o tem, katera tveganja je smiselno preveriti in na katere podrobnosti morate biti pozorni pri presoji zavarovanja.
Ni treba čakati, da se zgodi požar, da odpove ključni stroj ali da poslovni prostori postanejo neuporabni. Najboljši čas za pripravo je takrat, ko podjetje še normalno posluje in imate možnost mirno pregledati svoje možnosti.
Ker odpornost podjetja ni odvisna samo od tega, kako dobro posluje danes, temveč tudi od tega, kako pripravljeno je na dan, ko se poslovanje nepričakovano ustavi.